Hatékony kontrollrendszerek „a kicsiknek és anagyoknak”

„Nem baj, ha mindentfelteszel egy lapra, feltéve, ha tudod, mi a következő kártya.”
/Elon Musk/

„Kézivezérlés”

Akontroll a kis- és középvállalkozásokban jellemzően a tulajdonos személyéhezkötött, és a legrégimódibb – de kisvállalatként bevált – „kézműves adatgyűjtés”révén történik. A tulaj – ha információra van szüksége – beszél szinte azösszes kollégájával, és ha kell, körbejárja a telephelyet, hogy saját szemévelgyőződjön meg mindenről.

Bár eza metódus rengeteg időt és energiát emészt fel, egy vállalkozás indulásakorjellemzően ez az irányítás leghatékonyabb módszere, mivel a tulajdonosegyébként is részt vesz minden döntés meghozatalában és valamennyi feladattaldolga van.

Alegtöbb esetben a tizenöt-húsz főre nőtt cégméretnél jön el az a pont, amikor acégvezető már csak tizennégy-tizenhatórás munkanapokkal tudja ugyanazt azirányítói szerepet ellátni, amelyhez korábban ennél kevesebb idő is elég volt.

Miért olyan nehéz váltani?

Aszemélyes jelenlétet nélkülöző modellre váltás általában nehéz feladat eléállítja a tulajdonosokat.

Azember nem szívesen változtat valamin, ami öt-tíz-tizenöt évig szolgálta cégefejlődését. Ráadásul az immár túlhaladottá vált metodikában a tulajdonos mindenpercben naprakész információval rendelkezett a vállalkozásában zajlóeseményekről. Sőt, azokat bármely pillanatban más irányba terelhette.

Sokszora vezető személyisége az átállás akadálya. Gyakran még a tizenöt-húsz fő élérekinevezett szakemberek is csak idővel értik meg, hogy képtelenség mindenbeosztottjuk összes feladatában részt venniük.

Atulajdonosnak saját felelőssége, hogy felkészüljön az olyan kontrollmódszerkialakítására és bevezetésére, amely a személyes jelenléte nélkül biztosítja,hogy folyamatosan értesüljön cége teljesítményéről. Jó, ha ezt támogatja egykülsős szakértő, de a tulajdonos részvétel, sőt irányító szerepeelengedhetetlen.

Felelősségvállalás és kontroll – akár a tyúk és atojás. Vagy mégsem?

Sokanszámolnak be nekem arról is, hogy nem elégedettek a dolgozói felelősségvállalásmértékével cégükben. „Ha nem beszélgetek az emberekkel, nem vagyok ott, akkor adolgok lelassulnak” – panaszolják, és ezt tartják a vezetői felelősségkorlátjának is.

Miközbenhajlamos vagyok azzal egyetérteni, hogy a hozzáállásnak kiemelkedő jelentőségevan, a teljesítmény következetes és folyamatos mérése – azaz számonkérés –nélkül soha nem lesz a tulajdonos alatt dolgozó vezetők felelősségvállalásatartósan az elvárt szinten.

Azokbanaz időszakokban, amikor minden alkalmazott lelkes, felcsillan a remény, hogy ezaz állapot majd örökké tart, de az igazság az, hogy objektív kontrollrendszereknélkül az eredményekért vállalt felelősség az egyén komfortszintjére süllyedvissza. Akinek a közepes is elég jó, az hosszútávon – átlagban – hármasra fogjamegoldani feladatait. Ez sokaknak opció. De azoknak nem, akik eldöntötték, hogytöbbre vágynak tulajdonosként, mint a napi mókuskerék.

Éspersze, akad példa arra is, hogy a tulaj önmaga teszi személyétnélkülözhetetlenné. Ez a nem tudatosan született megoldás abból a félelembőltáplálkozik, hogy a napi üzletmenetből kimaradva a tulajdonos nem, vagy csakkésőn értesül olyan fejleményekről, amelyek akár cége jövőjét isveszélyeztethetik.

A döntő lépes az önjáró vállalkozás felé

Az említett tizenöt-húsz fős cégméret fölött márelengedhetetlen, hogy professzionális menedzsment támogassa a tulajdonosmunkáját. Méghozzá azért, mert nem lehet ott mindenhol – hacsak nem a klónozáscége fő profilja…

Holotta tulajdonosnak pozitívumként kellene megélnie, hogy profi vezetőség nélkültöbbé nem megy. Ez ugyanis annak az egyértelmű bizonyítéka, hogy prosperálócéget épített.

Ennekellenére számos olyan tulajdonossal találkozom, aki képtelen elengedni azillúziót, hogy nem kell csapatot építenie. Ők tévednek! És hosszú távonlehetőségeket áldoznak fel egyéni hős szerepük megélésének oltárán.

Azhelyzet az, hogy ha nincs hozzáértő csapat, előbb-utóbb valami sérülni fog.Késnek a fejlesztések, úszni kezdenek fontos projektek, az alkalmazottakatmegviseli a feszültté váló munkahelyi légkör, kulcsemberek hagyják el a céget,kibillen a munka-magánélet egyensúlya.

Akikmár leszámoltak a „megy ez egyedül is” álomképével, első lépésben egy-kétbizalmasukat kezdik el bevonni egyes, az irányításhoz kötődő hatáskörökbe. Avégleges megoldás azonban nem ez.

Szükségesfelismerni, hogy egy csapat ereje még pár kivételezett kolléga beavatásánál isjóval nagyobb – ráadásul utóbbi a tulajdonost nem hozza kiszolgáltatotthelyzetbe. Aki eljut idáig, vezetői teamet épít. Ez jelentékeny ugrás a korábbiműködéshez képest, hiszen ebben a modellben immár nem személyesen ő, hanem sokesetben beosztott vezetői végzik a kontrollt.

A tulajdonosiés a menedzsment pozíció elválasztása nem működik anélkül, hogy a tulajdonoskontrollmechanizmusokat tartson fenn a társaság működése felett. Enneklehetséges jogi formáiról ittolvashat.

Hogyan legyek professzionális tulajdonos?

Amagyar vállalkozói szféra történetiségénél fogva hátrányból indul aprofesszionális tulajdonossá válás útján.

Itthoncsak most kezd kialakulni az a réteg, amely már nem vesz részt a cég operatívvezetésében, cserébe minden energiáját arra koncentrálja, hogy a cégesvagyonnal gazdálkodjon. Ez egyaránt igaz egyszemélyes és családi tulajdonúvállalkozásokra is.

Azelmúlt mintegy harminc évben a profi tulajdonosi léthez alapvető fontosságúszakértelmet a magántőkés szektorban dolgozók, illetve a vállalkozásukirányítását már jó ideje hozzáértő menedzsmentnek átadó alapítók fejlesztettekki.

Minthogyvolt szerencsém a befektetői szektorban dolgozni, megtapasztaltam, hogyteljesen más megközelítést igényel a tulajdonosi felügyelet, mint az akontroll, amelyben az ember vezetőként is szerepet vállal a cég irányításában.

Mit vigyen magával ebből a bejegyzésből?

• a„kézműves adatgyűjtés”csak tizenöt-húsz fős végméret alatt működhet
• egyfejlettebb kontroll kialakítása a korábbi működés megváltoztatását követeli meg
• azönjáróan működő vállalat elképzelhetetlen támogató menedzsment csapat nélkül
• hozzáértőmenedzsmenttel a tulajdonos energiáit stratégiai és üzletfejlesztésifeladatokra fordíthatja
• aszintugrás lehetetlen korszerű kontrollrendszer nélkül

A menedzsmentépítés és a külső szakértők bevonásánaklehetőségeit jártuk körbe aBudapest Business Liveoktóberi eseményén, ahol további értékes gondolatokat és megoldásokathallhatnak szakértőktől és vállalatvezetőktől egyaránt.

*A cikk eredetileg avállalatépítés.huoldalon jelent meg.

2021.10.26.